Zwei Tage zu Hause, drei im Büro – für viele Beschäftigte ist das längst Alltag. Der Drucker am heimischen Schreibtisch wird dabei selten ausgesucht, sondern meistens vererbt: irgendein Altgerät aus dem Keller. Genau dort entstehen die Kosten, über die sich später niemand erklären kann.
Wie viel wird zu Hause überhaupt gedruckt?
Im Homeoffice liegt das Druckvolumen fast immer deutlich unter dem im Büro – dafür ist es unregelmäßig. Wochenlang passiert nichts, dann kommen die Steuerunterlagen, ein Vertrag zum Unterschreiben, Etiketten für eine Rücksendung. Für die Wahl des Geräts ist genau dieses Muster wichtiger als die absolute Seitenzahl.
Wer selten druckt, zahlt seinen Preis nicht beim Papier, sondern beim Stillstand. Wer viel druckt, zahlt ihn beim Verbrauchsmaterial. Beide Fälle haben eine Gemeinsamkeit: Der Anschaffungspreis des Druckers sagt über die tatsächlichen Kosten fast nichts aus. Günstige Geräte werden häufig mit niedriger Marge verkauft und über die Patronen refinanziert.
Tintenstrahl oder Laser?
Die Antwort hängt weniger vom Beruf ab als vom Rhythmus. Ein Laserdrucker steht Wochen ohne Nutzung herum und druckt danach sofort sauber. Ein Tintenstrahler braucht Bewegung, liefert dafür Farbe und Fotos in einer Qualität, die Laser in dieser Preisklasse nicht erreichen.
| Kriterium | Tintenstrahl | Laser |
|---|---|---|
| Anschaffung | niedrig bis mittel | mittel bis hoch |
| Seitenpreis Schwarz-Weiß | höher | deutlich niedriger |
| Farbe und Fotos | klare Stärke | für Grafiken ausreichend |
| Nach langem Stillstand | Düsen können eintrocknen | unproblematisch |
| Erste Seite | sofort | kurze Aufwärmzeit |
| Platz und Gewicht | kompakt | größer und schwerer |
Für den klassischen Homeoffice-Schreibtisch mit gemischter Nutzung – Dokumente, gelegentlich ein Foto, hin und wieder ein Versandetikett – ist ein Tintenstrahler mit separaten Farbtanks meist die vernünftigere Wahl. Wer fast ausschließlich Text druckt und das in Schüben, fährt mit einem Schwarz-Weiß-Laser günstiger.
Der Seitenpreis ist die Zahl, die zählt
Rechnen Sie einmal nach, bevor Sie das nächste Mal nachbestellen: Eine Originalpatrone für 32 Euro mit einer Reichweite von 400 Seiten kostet acht Cent pro Seite. Eine geprüfte kompatible Patrone für zwölf Euro bei gleicher Reichweite kostet drei Cent. Bei 60 Seiten im Monat sind das rund 36 Euro Unterschied im Jahr – bei einem Haushalt mit zwei Arbeitsplätzen und Schulkindern schnell das Dreifache.
Vorsicht bei Reichweiten: Herstellerangaben beruhen auf genormten Testseiten mit etwa fünf Prozent Deckung (ISO/IEC 24711 und 19798). Übliche Geschäftsbriefe liegen darüber, Präsentationen mit farbigem Hintergrund deutlich darüber.
Kompatible Patronen und Toner sind dabei kein Risiko für das Gerät, solange die Qualität stimmt – wir haben das in einem eigenen Beitrag ausführlich aufgedröselt. Die Herstellergarantie bleibt in der EU bestehen, solange sich ein Defekt nicht eindeutig auf das Fremdmaterial zurückführen lässt.
Was das Finanzamt übernimmt
Für die Arbeit zu Hause gibt es die Tagespauschale: sechs Euro für jeden Tag im Homeoffice, höchstens 210 Tage und damit maximal 1.260 Euro im Jahr. Sie deckt anteilig Miete, Strom und Heizung ab – nicht aber die Geräte auf dem Schreibtisch.
Drucker, Papier, Patronen und Toner sind Arbeitsmittel und werden zusätzlich zur Tagespauschale angesetzt. Verbrauchsmaterial ziehen Sie im Jahr des Kaufs ab, Belege aufbewahren. Beim Gerät selbst ist die Lage sogar entspannter, als viele denken:
Für Computerhardware einschließlich Peripheriegeräten wie Druckern lässt die Finanzverwaltung seit 2021 eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu. Der Drucker kann damit in der Regel im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden – auch von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern.
Wer das Gerät sowohl privat als auch beruflich nutzt, setzt den beruflichen Anteil an. Eine grobe, nachvollziehbare Schätzung genügt in den meisten Fällen.
Sechs Handgriffe, die sofort etwas bringen
- Entwurfsmodus zum Standard machen. Für interne Unterlagen reicht er vollkommen und spart je nach Gerät die Hälfte der Tinte.
- Beidseitig drucken. Halbiert den Papierverbrauch, ohne dass es jemand merkt.
- Schwarz-Weiß als Voreinstellung. Farbe nur dort, wo sie Information trägt.
- Patronen im Set kaufen. Der Preis pro Patrone sinkt, und der Nachschub ist da, bevor die Frist drängt.
- Den Drucker nicht hart vom Strom trennen. Tintenstrahler parken den Druckkopf beim regulären Ausschalten. Die Steckerleiste am Feierabend kostet auf Dauer Tinte.
- Vor dem Druck in die Vorschau schauen. Die zweite Seite mit drei Zeilen Fußnote ist der häufigste vermeidbare Ausdruck überhaupt.
Fazit
Ein Drucker im Homeoffice muss nicht viel können, aber er muss zum eigenen Rhythmus passen. Wer den Seitenpreis kennt, das Gerät nach der eigenen Nutzung aussucht und beim Verbrauchsmaterial auf geprüfte Qualität statt auf das Etikett schaut, drückt die laufenden Kosten spürbar – und hat beim nächsten Vertrag, der noch heute unterschrieben zurückgehen muss, keinen Ärger.
Quellen und weiterführende Informationen
§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG – Tagespauschale für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit in der häuslichen Wohnung.
§ 6 Abs. 2 EStG – geringwertige Wirtschaftsgüter, Wertgrenze 800 Euro netto.
BMF-Schreiben vom 22.02.2022 (IV C 3 – S 2190/21/10002 :025) – Nutzungsdauer von Computerhardware und Software.
ISO/IEC 24711 und ISO/IEC 19798 – Messverfahren für die Reichweite von Tintenpatronen und Tonerkassetten.
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