Drucken gehört im Büro wie zuhause zum Alltag – und kann schnell teuer werden. Mit ein paar Einstellungen und Gewohnheiten senkst du die Kosten deutlich, ohne auf gute Qualität zu verzichten. Die besten Tipps im Überblick.
Die wichtigsten Stellschrauben – so sparst du beim Drucken
1) Entwurfs-/Sparmodus nutzen
Für interne Dokumente reicht oft Entwurf/Draft/Eco. Der Drucker arbeitet mit geringerer Auflösung bzw. weniger Tinte/Toner – perfekt für Memos, Korrekturen und Entwürfe. Hinweis: Das Druckbild ist etwas blasser; für externe Dokumente besser die Standardqualität wählen.
2) Beidseitig drucken (Duplex)
Aktiviere Duplex als Standard. So halbierst du bei mehrseitigen Dokumenten den Papierverbrauch – und sparst Geld sowie Stauraum.
3) Schriftarten & Layout optimieren
- Nutze schlanke, gut lesbare Schriften (z. B. Calibri, Arial, Garamond) und vermeide unnötiges Fett.
- Schriftgröße und Zeilenabstand so wählen, dass Inhalte auf weniger Seiten passen.
- Seitenränder reduzieren und bei Bedarf 2-up/4-up drucken (2 oder 4 Seiten pro Blatt) für Entwürfe.
4) Farbe nur, wenn nötig
Standardmäßig Graustufen/Schwarzweiß einstellen. Farbdruck gezielt aktivieren, wenn er wirklich Mehrwert bringt (z. B. Charts).
5) Bilder & PDFs schlank halten
- Bilder in Dokumenten auf 150–200 dpi für Office-Drucke begrenzen.
- Vor dem Drucken „Hintergrundgrafiken drucken“ deaktivieren.
- PDFs vorab komprimieren/optimieren (z. B. „für Druck optimieren“).
6) Vorschau statt Blinddruck
Mit Druckvorschau und Seitenbereich (nur benötigte Seiten) reduzierst du Fehldrucke. Für Ablage/Weitergabe oft besser: PDF statt Papier.
7) Kompatible oder wiederaufbereitete Patronen/Toner
Qualitativ gute kompatible oder refilled Verbrauchsmaterialien sind günstiger als Originale. Achte auf vertrauenswürdige Anbieter, Garantieangaben und Bewertungen. Tipp: Toner-/Tintenkauf bündeln, um Mengenpreise zu nutzen.
8) Drucker richtig einstellen & warten
- Energiesparmodus aktivieren, Aufwärmzeiten verkürzen.
- Druckköpfe reinigen (nur bei Bedarf), Firmware/Treiber aktuell halten.
- Gerät regelmäßig nutzen, damit Tinte nicht eintrocknet (bei Tintenstrahlern).
Richte Druckrichtlinien ein: Duplex + S/W als Standard, Entwurfsmodus für interne Dokumente, Freigabe/Pull-Printing, um vergessene Ausdrucke zu vermeiden.
Tipp: Lege für verschiedene Szenarien eigene Druckprofile an (z. B. „Entwurf S/W“, „Bericht Farbe“) – so sparst du mit einem Klick.
Quick-Checkliste (zum Abhaken)
Duplex + S/W als Standard gesetzt
Entwurfsmodus für interne Dokumente aktiv
Schrift & Layout platzsparend
Bilder komprimiert, keine Hintergrundgrafiken
Nur relevante Seiten drucken
Kompatible/aufbereitete Patronen geprüft
Wartung & Energiesparen aktiviert
Fazit
Mit wenigen Voreinstellungen und etwas Disziplin sinken deine Druckkosten spürbar – bei gleichbleibender Lesbarkeit. Starte mit Duplex + S/W als Standard, Entwurfsmodus für Entwürfe und optimierten Dateien. Den Rest erledigen gute Verbrauchsmaterialien und eine clevere Druckroutine.